Productividad

La herramienta de productividad más eficaz y subestimada de todos los tiempos

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Si algo nos va a dejar la pandemia del COVID-19, una vez que las cosas vuelvan a la normalidad (o adopten una “nueva normalidad”), va a ser la certeza de que necesitamos actualizar nuestras formas de trabajar. Hacer convivir nuestras profesiones y empleos con la vida doméstica nos ha forzado a mutar de personas eficientes (en el mejor de los casos) a personas eficaces. ¿Cuál es la diferencia?
 
Eficiencia se asocia con la capacidad de hacer buen uso de los recursos que tenemos a disposición, desde una perspectiva de “más es mejor”. Es decir que si yo completo 240 tareas en un día estaré siendo muy eficiente y habré maximizado mi recurso “tiempo”.
 
Eficacia, por otra parte, está más vinculada a “lograr el efecto que se desea o se espera”, según el diccionario de la Real Academia Española. Esto sería que para lograr lo que busco ya no necesito aferrarme a la lógica de “más es mejor”. Se trata, más que de hace 240 cosas por día, de hacer las 8 o 10 cosas que realmente me mueven la aguja, que me acercan a mis objetivos.
 
Ser eficaces termina siendo mucho más importante que ser eficientes cuando tenemos objetivos profesionales que cumplir y, al mismo tiempo, necesitamos atender a nuestros hijos, velar porque la casa se mantenga en un mínimo estado de habitabilidad, ayudar a algún familiar para que no tenga que salir de su hogar y muchos etcéteras más.
 
La respuesta, entonces, ya no es hacer más, sino hacer mejor. Necesitamos aprender a ser más productivos.
 

Cualquier cosa, pero no todas las cosas

Una de las lecciones más valiosas que aprendí es que en la vida podemos hacer cualquier cosa, pero no podemos hacer todas las cosas. Normalmente queremos tener:
 

    + Exitosas carreras profesionales… y el dinero que traen aparejadas.
    + Una vida sentimental/sexual plena.
    + Relaciones sociales variadas y saludables.
    + Tiempo de ocio y de descanso.
    + Los abdominales de Cristiano Ronaldo.
    + Un profundo desarrollo emocional/espiritual.
    + Nuevas y emocionantes experiencias (muchas).

 
Y el mensaje que recibimos de la sociedad (y, ni hablar, de la publicidad) es que podemos y debemos aspirar a todo eso. Con menos que la plenitud en todos estos ámbitos, la vida no merece ser vivida. Y este es un mensaje que, a mi entender, solo nos puede conducir al desastre, a la decepción y a la frustración.
 
Por eso, necesitamos conocer nuestros objetivos y nuestras prioridades y así poder elegir esas cosas que más se alineen con nuestros valores. Porque podemos hacer cualquier cosa, pero no podemos hacer todas las cosas.
 

La herramienta que todos tenemos a nuestro alcance

Cuando tenemos claro qué es lo que realmente nos importa en la vida, todo se vuelve mucho más fácil: lo único que necesitamos es recurrir a esa herramienta de productividad que todos tenemos a mano pero a la que rara vez recurrimos: decir que no.
 
Ningún tip de productividad va a permitirnos dar un salto tan grande en la vida como tener el coraje de decir que no a aquellas cosas que no sean prioritarias, para tener tiempo de decir que sí a las que sí lo son. ¿Cuántas veces accedemos a un pedido de un colega porque nos resulta incómodo decirle que no podemos? ¿Cuántas veces nos sumamos a un compromiso social al que no queremos ir, pero no sabemos cómo rechazar? ¿Cuántas veces postergamos lo que nos importa porque no sabemos cómo detener la rueda frenética a la que estamos subidos? Todas estas situaciones tienen solución con solo gatillar el monosílabo “no”.
 
“Pero vos no entendés… me lo pidió mi jefe”. “Es que si no voy, no me van a invitar más”. “Para vos es fácil decirlo porque no tenés mis problemas”. No, no los tengo, pero tengo otros. Lo cierto es que nadie dijo que decir “no” carezca de efectos secundarios. Siempre pagamos un precio por decir que no, ya sea en términos de relaciones, en términos oportunidades no aprovechadas, en términos de dinero, también en términos de salud física y mental. Pero acá viene el quid de la cuestión, lo que pocos ven: siempre le estás diciendo que no a alguien. Cuando no se lo decís a otro, te lo decís a vos mismo… y eso también tiene un costo. La pregunta pasa a ser, entonces… ¿estás dispuesto a ser vos quien pague ese precio?
 

No te dispares en los pies

Empezar a decir que no a esas cosas que no son prioritarias requiere una alta cuota de coraje. Ese es el primer paso. Pero ser corajudo no es lo mismo que ser temerario. Una cosa es priorizar nuestros intereses y otra es pegarnos un tiro en los pies, especialmente si nos importa cuidar el vínculo con la persona que nos está pidiendo algo.
 
Para rechazar un pedido de un modo más suave, te recomiendo seguir esta estrategia:
 

    1. Escuchar atentamente a la solicitud que te están haciendo: lo mínimo que le debemos al otro es el respeto de escuchar lo que nos pide y tratar de entender sus razones.
    2. Decir que no: el paso más difícil y, a la vez, el más importante.
    3. Expresar nuestras razones: explicar por qué no podemos/queremos acceder a ese pedido.
    4. Ofrecer una alternativa: en caso de que no podamos, tal vez podamos hacerlo en otro momento. En caso de que no queramos, explicar por qué y, si nos parece, hacer una contrapropuesta más alineada con nuestros intereses.

 
¿Probaste alguna vez rechazar un pedido de esta forma? En mi experiencia, muy poca gente se lo toma a mal. Te invito a intentarlo.
 
Pero como escribía unos párrafos más arriba, necesitamos tener coraje. Y si la otra persona no entiende o no quiere entender nuestras razones, estar dispuestos a pagar el precio que conlleve. Al final de cuentas, cuando accedemos a algo que no queremos hacer el precio que pagamos es mucho mayor: el de haber comprometido nuestra propia dignidad, nuestro derecho a elegir libremente lo que queremos para nuestras vidas.
 
Una última consideración: reconocernos a nosotros mismos el derecho a ser los artífices de nuestras elecciones trae aparejado una especie de deber: así como yo tengo derecho a rechazar lo que otros me proponen, sería sensato reconocerles a los demás el derecho a rechazar mis propuestas. Lo que corre para mí, corre también para el resto. De este modo, no tengo dudas de que no solo vamos a llevar adelante una vida más libre y en línea con nuestros valores, sino también vínculos más sanos y respetuosos, en los que mis derechos terminan donde empiezan los del prójimo.
 

 

 

Cómo Sostener Un Hábito (Por Más De Una Semana)

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En tiempos de bombardeo informativo como los que vivimos, muchos sienten que equilibrar los compromisos profesionales y los deseos personales se ha transformado en uno de sus desafíos más importantes. No sorprende, entonces, que cada vez más personas se hayan volcado, mientras dura el aislamiento social en que se encuentra un tercio del planeta, a investigar formas de resolver este dilema. Y así, con la ilusión como bandera, han comenzado a practicar los que se conocen como hacks de productividad. Algunos de los más populares son:
 

    • Cómo priorizar mejor…
    • Cómo motivarse a uno mismo…
    • Cómo no perder el foco en medio de tantas interrupciones…
    • Cómo dejar de postergar lo importante…

 
Lo cierto es que la propia definición de hack (“truco o atajo que aumenta la productividad”) nos plantea, tácitamente que la acción que emprendamos será un pequeño bálsamo que, en el mejor de los casos, nos permitirá tomar un poco de aire antes de seguir corriendo como un hámster en su rueda, una vez que la vida vuelva a la “normalidad”.
 
¿Por qué? Porque, a la larga, los trucos o los atajos no funcionan. Podés copiarte en un examen y aprobar, pero cuando tengas que conseguir resultados en el mundo real de poco te va a haber servido. Podés aprovecharte de algún cliente poco informado pero cuando se dé cuenta no solo no va a volver sino que va a ensuciar tu nombre por donde vaya (y con razón). Los trucos, a la larga, no sirven.
 

Somos nuestros hábitos

Las personas operamos en forma transparente en un porcentaje muy alto de nuestro día. Imaginate tener que reflexionar por cada paso que das, cada tecla que apretás en el teclado o la pantalla del celular, cada cambio que hacés al manejar y muchos etcéteras más. Si no funcionásemos así consumiríamos enormes cantidades de energía en actividades tan simples como lavarnos los dientes. Y todas esas tareas que realizamos en forma transparente, sin pensarlas, no son ni más ni menos que hábitos que en algún momento fueron difíciles pero, de tanto repetirlos, se transformaron en parte de quienes somos.
 
Por eso, la mejor forma de optimizar el uso de nuestro tiempo y la gestión de nuestras tareas, no es encontrar un truco mágico que todo lo arregle, sino hacer el esfuerzo genuino por incorporar nuevas formas de actuar de manera sostenida.
 
El tema es que instalar un nuevo hábito no es lo más fácil del mundo… dejar de fumar, empezar (y no abandonar) el gimnasio, hacer dieta, dejar de mirar tanto el celular son sólo algunos de los ejemplos más comunes. ¿Pero qué tan difícil es realmente?
 
Eso mismo se preguntó un grupo de investigadores del University College London y, después de estudiar a un gran número de personas, concluyeron que “en promedio, necesitamos 66 días de práctica continua o consciente para reemplazar un hábito por otro”. Traducción: después de hacer algo durante poco más de dos meses, esa tarea pasa a ser tan transparente que es más fácil hacerla que no hacerla.
 
Por lo tanto, las soluciones mágicas no existen. Se necesita compromiso, constancia y determinación. Pero se puede. Y en este artículo me gustaría compartirte cinco estrategias para transitar esos 66 días sin tanta resistencia.
 

1. Buscá tu verdadera razón

Los adultos solo cambiamos cuando tenemos un motivo de peso para hacerlo. Necesitamos una fuerte razón. Todos conocemos a un hombre o mujer que no podía dejar el tabaco, a pesar de sus muchos intentos. Pero el día que se enteró de que un bebé estaba en camino, como por arte de magia, dejó de fumar. ¿Fue magia? No, realmente no. Lo que sucedió es que tenía un incentivo tan grande que cambiar sus hábitos se volvió inevitable.
 
¿Sabés cuál es tu verdadera razón? ¿Por qué querés cambiar tus hábitos? ¿Cómo sería la vida si lo lograras?
 

2. Modificar el entorno

Generalmente, cuando queremos cambiar un hábito, nos apoyamos en nuestra fuerza de voluntad. Creemos que echar mano a la determinación será suficiente para lograrlo.
 
El problema es que la fuerza de voluntad, ha comprobado la ciencia, es como un músculo. Comenzamos el día con grandes cantidades pero, a medida que transcurre nuestra jornada, nuestras existencias se van agotando.
 
Mucho más práctico, entonces, es modificar nuestro entorno de manera tal que no tengamos que recurrir a la voluntad. ¿Cómo me resultará más fácil hacer dieta, con una heladera repleta de productos saludables o desbordante de gaseosas, dulces y helados? La pregunta se responde sola.
 
Así, podemos modificar nuestro entorno de muchas maneras para ayudarnos a nosotros mismos: podemos usar recordatorios que nos ayuden a no postergar lo importante, podemos bloquear el acceso a redes sociales en nuestras horas de trabajo, podemos dejar nuestro teléfono en otro ambiente o en un cajón. Cada uno sabe qué cambio a su entorno le resultará más útil y viable.
 

3. Un hábito a la vez

Conozco pocas frases más mentirosas que “año nuevo, vida nueva”. Si modificar un solo hábito nos lleva 66 días de esfuerzo y determinación… ¿te imaginás cambiar cuatro o cinco cosas al mismo tiempo por el simple paso de una hoja del almanaque? ¡No hay chances!
 
Por eso, una estrategia más efectiva es trabajar sobre un solo hábito y, cuando se haya consolidado, comenzar con otro.
 

4. Moderar las expectativas

Bajar la vara está muy vinculado a trabajar de a un hábito por vez. Muchas veces, sobrestimamos nuestra propia capacidad. Esto nos lleva, casi siempre, a frustrarnos y abandonar nuestros intentos de cambio. Empezamos a correr dos vueltas a la plaza del barrio (con mucho esfuerzo) pero ya nos anotamos para participar de la próxima edición del Cruce de los Andes, dentro de un mes.
 
Acordate, mejor ir cumpliendo objetivos graduales y construir sobre ellos que poner la vara demasiado alta y frustrarte en el intento.
 

5. Llevar el control escrito

Finalmente, pocas cosas te van a comprometer tanto con el cambio como llevar el control escrito de tus avances. Si nuestra mente tiende a olvidarse de lo que hizo hace diez minutos… ¿cuánto podrá recordar lo que hizo hace diez días, o hace un mes? Llevar el control escrito es una excelente forma de dar seguimiento a nuestro progreso y mantenernos en el camino.
 
Sí, buscar soluciones rápidas puede resultar tentador. Nos hemos vuelto adictos a las gratificaciones instantáneas a las que nos acostumbró la tecnología. Pero si realmente querés vivir mejor, dejá de hackear tu vida y comprometete a instaurar una nueva filosofía, más alineada con tus verdaderos valores y prioridades. Estos días de cuarentena no podrían ser una mejor oportunidad para comenzar.
 

 

 

Coronavirus: no pretendas atrapar el viento

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Es humano y natural sentir miedo ante lo desconocido. El planeta entero se ha visto afectado por una pandemia para la que nadie podía estar completamente preparado ya que nunca habíamos enfrentado algo igual. Es casi imposible no sentirnos, en alguna medida, afectados por el curso de los acontecimientos.
 
Pero una actitud tan frecuente como asustarse ante lo desconocido es preocuparnos por lo que aún no aconteció (y, a decir verdad, no sabemos si acontecerá). Ya lo dijo mejor el filósofo francés Michel de Montaigne:
 

Mi vida ha estado llena de terribles infortunios, la mayoría de los cuales nunca sucedieron.

 
Por eso, para no sumarle más preocupación a un tema que indudablemente merece nuestra atención, me gustaría compartir algunos comentarios sobre cómo gestionarnos a nosotros mismos en tiempos de Coronavirus.
 

Lo que controlo y lo que no controlo

El miedo es una emoción que aflora ante la inminencia de una pérdida. Siempre que nos asustamos, en el fondo juzgamos que hay algo que podemos llegar a perder. En el caso de esta pandemia, creo que el interés de la mayoría es no perder su integridad física, la salud.
 
Y ante una pérdida potencialmente tan grande, una reacción habitual es la de tratar de mantener todo bajo control. Así fue que vaciamos las góndolas de los supermercados, extremamos las medidas de limpieza y bombardeamos a nuestros amigos, colegas y conocidos con consejos a través de Whatsapp. El problema es que como esto lo hago yo, lo hace mi familia, lo hacen mis amigos y lo hace todo el mundo, se termina desencadenando una ola de psicosis que nos hace sentir cualquier cosa, menos tener el control de la situación.
 
Epicteto, el antiguo filósofo estoico de origen esclavo, tenía una receta muy práctica para llevar adelante una buena vida que creo que sería de mucha utilidad en este momento. Decía así:
 

En la vida, nuestro primer trabajo es distinguir y dividir las cosas en dos categorías: externas, que no puedo controlar. Y las elecciones que tomo con respecto a las primeras, las que sí puedo controlar. ¿Dónde encontraré lo bueno y lo malo? En mí, en mis elecciones.

 
De alguna manera, nos estaba diciendo que hay cosas que podemos controlar y otras que no y que vivir bien o mal dependerá más de nuestras elecciones que de los hechos en sí mismos.
 
¿Qué cosas podemos controlar?
 

    • La forma en que gestionamos nuestras emociones.
    • Las opiniones que tenemos sobre las cosas.
    • La actitud con la que enfrentamos los acontecimientos.
    • Las cosas que deseamos.
    • Las decisiones que tomamos.
    • La determinación con la que perseguimos lo que nos importa.

 
¿Y qué cosas no podemos controlar?
 
Todo lo demás.
 

Hecho mata percepción

Es utópico pretender controlar cualquier cosa que no figure en el listado anterior. Y ante la falta de control de una pandemia de semejante magnitud, entramos en pánico, nos asustamos y la pasamos mal.
 
Pero como el miedo surge de la forma en que estamos percibiendo la situación y no de la situación en sí misma, necesitamos recurrir a lo único que tiene el poder de tranquilizarnos: los hechos.
 
Y los hechos dicen lo siguiente:
 
Al momento de escribir este artículo, Worldometers.info informaba que en el mundo había un total de 197.159 infectados por el virus.
 
De ese total, el 41,43% (81.683) ya se habían recuperado y solo el 4,03% (7.949) habían fallecido. El resto, se encuentran aún bajo tratamiento.
 
El virus se puede prevenir con un alto grado de efectividad lavando regularmente nuestras manos y, especialmente, evitando el contacto directo con personas infectadas. Pero como en estadíos tempranos el virus puede presentarse asintomático, la mejor forma de evitar la transmisión es tomando distancia de todo el mundo, es decir, aislarnos. El crecimiento de la tasa de transmisión es exponencial por lo que, al aislarnos, evitamos que los sistemas de salud colapsen y que los casos que ya existen puedan ser tratados con éxito.
 
Y no solo esto, siguiendo estos consejos también minimizamos las posibilidades de contagiarnos nosotros o nuestras familias.
 

¿Cómo aprovechar nuestro tiempo de aislamiento?

No creo que a alguien le agrade la idea de aislarse del mundo por dos semanas, tres o el tiempo que haga falta. Si vivís solo puede llegar a ser bastante aburrido y si tenés hijos, enloquecedor. Pero pasar un tiempo alejados de nuestras rutinas puede acarrear grandes beneficios, si sabemos cómo aprovechar ese tiempo.
 
¿Qué podemos hacer durante la cuarentena? Estas son algunas ideas:
 

    1. Aprender: leer ese libro que hace tiempo está apoyado en un mueble de casa, tomar un curso online, estudiar un idioma en Duolingo, mantener sesiones virtuales con un Coach para gestionar mejor nuestras emociones.
    2. Inspirarnos: reflexionar sobre nuestras prioridades, estudiar las vidas de personas a quienes admiramos.
    3. Pasar tiempo con la familia: ironía al margen sobre quienes tienen hijos, la cuarentena autoimpuesta es una gran oportunidad para compartir con nuestros seres queridos y desarrollar un vínculo más profundo con ellos.
    4. Ejercitarnos: no necesitamos mucho espacio para hacer algunas abdominales, flexiones de brazos o estocadas.
    5. Descansar: aprovechar que, al no tener que trasladarnos a nuestros trabajos, podemos descasar un tiempo más antes de conectarnos (si estás haciendo teletrabajo).
    6. Acompañar: ayudar a otros a bajarse de la rueda del pánico y observar este momento con mayor perspectiva.

 
En medio de esta pandemia, intentar mantener todo bajo control no es muy distinto a pretender atrapar el viento, una verdadera utopía. Pero podemos aprender de los navegantes, que con sus grandes velas lo embolsan y usan su fuerza para cruzar los ríos y mares. Busquemos el lado positivo de esta situación. No la elegimos, no la hubiésemos deseado, pero está entre nosotros. De nosotros, y de nadie más, depende padecerla o trascenderla.